Perusodotukset
Kaikilla digitoimistoilla on omat odotuksensa ja oletuksensa sinun osuudellesi ja työpanoksellesi projektissa. Projektin vaiheita esitellään sinulle, ja useimmat toimistot ottavat vastaan kommentteja ja kuuntelevat muutostoiveitasi tärkeiden virstanpylväiden kohdalla.
Toimistot haluavat kuunnella sinua ja pitää sinut kartalla siitä, missä mennään useastakin syystä:
- Mitä paremmin olet selvillä projektin tilanteesta, sitä vähemmän tunnet epätietoisuuden tuomaa ahdistusta. Kommunikaatio ja palaverit kasvattavat molemminpuolista luottamusta.
- Onnistumisen perusedellytys on, että ymmärrät miksi toimisto on vienyt projektia eteenpäin juuri näin. Tehtyjä päätöksiä on mahdotonta perustella sähköpostilla.
- Monilla tasokkaammilla toimistoilla palvelumallin edellytys on, että työt esitellään ja asiakkaan tulee kirjaimellisesti hyväksyä tehdyt työt ennen projektin seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.
Isojen palavereiden lisäksi projektien aikana vaihdetaan paljon sähköpostiviestejä, joissa käsitellään pienempiä asioita.
Aikataulu-odotukset
Eräs lupaava verkkosivuprojekti vietiin viime vuonna toisen toimiston hoidettavaksi, koska emme pystyneet myöntymään asiakkaan epärealistiseen kolmen viikon ”ehdottoman takarajan” aikatauluvaatimukseen.
Kolme kuukautta myöhemmin asiakkaan sivuja ei vieläkään ollut päivitetty. Ei siis mitään uutta tällä saralla: asioiden hoitaminen hyvin ottaa aikansa.
Jos molemmat Sivututkalaiset olisivat keskittyneet tiukasti vain kyseisen asiakkaan projektiin, niin olisimme ehkä saaneet meille itsellemme kelpaavaa jälkeä aikaan kolmessa viikossa.
Todellisuus kuitenkin on, että toimistoilla on muitakin asiakkaita, eikä toimittajasi istu peukaloita pyörittelemässä valmiina keskittämään kaikki resurssinsa heti juuri sinun projektillesi.
Selkärangaton kotisivutoimittaja voi toki hyötyä rahallisesti väittämällä pokkana, että kyllä pyytämänne sivut saadaan kolmessa viikossa verkkoon vaikka tietää pyynnön olevan täysin epärealistinen.
Itse olen aikataulujen suhteen karun rehellinen. Jos jokin kestää arviolta neljä päivää, sanon että tässä työssä kestää viikon verran. On mukavampaa yllättää asiakas positiivisesti toteuttamalla homma nopeammin kuin hieman myöhässä.
Tahdikkuus
Kaikki tekemämme aikataulu-arviot perustuvat yhteen tärkeään oletukseen: sinulla kestää korkeintaan kolme työpäivää vastata viesteihimme ja järjestää aikaa noin tunnin mittaiselle projektipalaverille.
Jos venyt näistä puitteista useamman kerran, niin projektin aikatauluja pitää mahdollisesti katsoa uusiksi. Ymmärtääkseni joillakin isommilla toimistoilla on sopimusehtoja, jotka sanelevat että tietyn viivytyksen ja useiden muistutusten jälkeen asiakkaalle tulee rahallinen sakko viivytyksestä.
Meillä ei olla aivan noin raakoja. Jos vastauksesi viipyy yli viikon, siitä seuraa vain projektin viivästyminen. Uudet projektit jotka on aloitettu sinun projektisi jälkeen ovat silmissämme kanssasi samalla viivalla.
Se tarkoittaa, että viivästyksen aikana aloitetut uudempien projektien vaiheet hoidetaan seuraavaan etappiinsa ennenkuin sinun projektiasi jatketaan, vaikka uudemman projektin työt oltaisiin aloitettu vasta eilen ja niissä kestää vielä kymmeniä tunteja. Mielestämme ei ole reilua, että toisen asiakkaan työt keskeytettäisiin, kun päätät vastata kolmen viikon radiohiljaisuuden jälkeen.
Kommunikointi
Joskus vedät projektia asiakkaan roolissa yksin, mutta joskus yrityksestäsi löytyy useampi henkilö joka halutaan kiinnittää projektiin.
Kun projektiin osallistuu puolestasi yli 2 henkilöä, sovimme kanssasi porukastanne yhteyshenkilön jonka kautta kommunikaatio käydään. Näin varmistetaan, että kaikki pysyvät varmasti kärryillä eikä kukin lähettele vuorollaan sähköposteja ristiin rastiin.
Mitä muuta?
Perusasioiden lisäksi monissa projekteissa osa toteutusvastuusta tai vähintäänkin työvaiheiden hyväksyntä on ostajan vastuulla.
Seuraavassa osassa onnistuneen projektin sarjablogia tulen käymään yksityiskohtaisesti läpi ohjeet ja vinkit erilaisten verkkosivuprojekteihin liittyvien työvaiheiden arviointia ja kommentointia.
Lisäksi kertaamme jo aiemmin listatut pakolliset taidot kuten helpon kaavan hyvään tekstintuotantoon, jos olet sopinut että verkkosivujen tekstit tulevat sinulta.